Manuale sulla pianificazione delle competizioni di fitness

Introduzione alla pianificazione della concorrenza

L'obiettivo di questo manuale è di fornire un utile riferimento per i proprietari di affiliati e gli allenatori durante tutto il processo di pianificazione della competizione. Se questa è la tua prima competizione o hai già pianificato con successo molti eventi, speriamo che ci sia qualcosa qui che possa aiutarti. Qualcosa che la maggior parte degli atleti capisce è che non importa da quanto tempo ti alleni, che sia stato un giorno o un decennio, c'è sempre spazio per migliorare.

Riteniamo che gli organizzatori di eventi di tutti i livelli troveranno qui qualcosa che ti aiuta a gestire la migliore competizione possibile. Il nostro obiettivo è aiutarti risparmia tempo nel processo di pianificazione degli eventi dandoti una tabella di marcia con suggerimenti e trucchi più utili. L'uso di questo manuale ti permetterà di farlo aumentare l'impatto con il tuo pubblico (atleti e spettatori): vuoi lasciare la tua migliore impressione dall'inizio alla fine. Questo ti aiuta costruire reputazione all'interno della tua comunità, non solo come competizione professionale, ma come affiliato.

Accogliamo con favore il tuo feedback in modo da poter migliorare questo manuale per aiutare la comunità. Inviaci un messaggio se hai suggerimenti o idee su come migliorarlo.

Scopo e criteri di successo

Forse l'aspetto più importante di qualsiasi compito complesso e dispendioso in termini di tempo come l'organizzazione di una competizione è determinare il suo scopo e definire quale sia il tuo ultimo successo. Se pensi che correre una competizione sarebbe divertente ma non hai considerato queste cose, passa un po 'di tempo a pensarci prima di entrare. Dedicherai una notevole quantità di tempo ed energia per garantire un evento di successo e avere un pozzo lo scopo definito ti aiuterà a rimanere motivato e concentrato sul raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Ci sono molte ragioni per considerare di ospitare una competizione e alcuni motivatori comuni includono spesso:

• Raccolta di fondi per sostenere un'organizzazione benefica
• Generare entrate aggiuntive per il tuo affiliato
• Valorizzare il tuo marchio e sensibilizzare il tuo affiliato
• Fornire un luogo per i tuoi atleti per competere in un ambiente familiare
• Rafforzare la tua comunità locale con un divertente evento competitivo

La tua motivazione può essere una qualsiasi miscela di cocktail dei suddetti motivatori e questi fattori certamente non si escludono a vicenda.

Avere uno scopo chiaramente articolato per il tuo evento ha una forte influenza sull'intera pianificazione ed esecuzione dell'evento. Ad esempio, supponiamo che tu voglia lanciare una competizione con una parte del ricavato a beneficio di veterani feriti come Wounded Warrior Project (WWP). Potresti considerare uno dei seguenti:

• Avere un obiettivo monetario per colpire e pubblicizzare i progressi verso tale obiettivo per tutta la durata della competizione
• Fornire un'opzione per donare fondi extra WWP come parte della registrazione
• Assegnare un nome agli allenamenti in base a veterani specifici o includere un allenamento Hero modificato
• Invitare il WWP ad avere uno stand (forse con pochi veterani presenti)
• Chiedere ai fornitori di offrire una percentuale dei loro proventi dall'evento a beneficio del WWP
• Offrendo donazioni nominate al WWP al posto delle tradizionali borse di swag, o avendo le borse di swag includono una stampa mimetica o camicie da competizione rosse, bianche e blu

Questi sono solo alcuni esempi e si spera che ti spinga a pensare a come organizzare una giornata di gara completa per adattarsi al tuo scopo principale per l'evento.

Quindi, considera cosa significa successo per la tua competizione. Con che tipo di esperienza vuoi che i tuoi atleti (e spettatori) se ne vadano? Questa attenzione aiuterà a guidare il resto del processo di pianificazione degli eventi e può darti un vantaggio per far distinguere la concorrenza dagli altri. Si noti che il "successo" è un concetto diverso rispetto al semplice raggiungimento di un obiettivo. Il tuo obiettivo per il tuo evento potrebbe essere quello di guadagnare entrate extra per il tuo affiliato; il successo, d'altra parte, potrebbe significare che la competizione diventa un evento annuale che la vostra comunità attende con impazienza ogni anno.

La definizione del successo ti dà un quadro "generale" su cui puoi costruire la concorrenza. Pensa ai tuoi criteri di successo come al principio ultimo che guida tutte le decisioni che prendi nel processo di pianificazione.  

Entrate e spese

Garantire un'esperienza di prim'ordine per atleti e spettatori dovrebbe essere la massima priorità, quindi è fondamentale assicurarsi di avere un budget chiaro in mente che si ingrandisca con la capacità del tuo evento. Organizzare un evento di fitness competitivo è un ottimo modo per raccogliere fondi per una causa specifica, un gruppo di scatole o una scatola specifica. Tuttavia, ospitare una competizione che genera elevati margini di profitto lordi non dovrebbe essere l'unica misura di successo. Ad esempio, se non investi di nuovo nel rendere grande la concorrenza, ciò potrebbe danneggiare la tua reputazione e il tuo marchio per eventi futuri.

A titolo di esempio, consideriamo una competizione che coinvolge 100 atleti che si sono iscritti per $ 50 per registrazione, il che si traduce in $ 5.000 in entrate lorde dalla registrazione degli atleti. (Le competizioni costano quasi sempre più di $ 50 per partecipare, e probabilmente sarai in grado di raccogliere fondi aggiuntivi da sponsor e venditori, ma al momento mettiamo da parte quelle entrate extra.)

Per soddisfare le aspettative minime degli atleti e degli spettatori, ci sono alcune spese minime che riguardano la pulizia, la sicurezza e la comunicazione che dovrai considerare:

• Assicurazione: una polizza di un giorno per una competizione costa generalmente da $ 300 in su.
• Servizi igienici portatili: ti consigliamo di disporre di servizi igienici ampi per i tuoi atleti e spettatori e vedrai almeno $ 200 qui.
• Servizi medici di emergenza - questo è un elemento chiave di sicurezza che non puoi permetterti di trascurare. Contatta la tua città per organizzare personale medico professionale in loco per la tua competizione.
• Soluzione di registrazione / punteggio: avrai bisogno di una soluzione di registrazione senza interruzioni per far decollare il tuo evento e le classifiche sono uno dei modi principali per comunicare con atleti e spettatori durante l'intero evento. Strongest.com offre registrazioni e punteggi completamente integrati per un prezzo che parte da $ 199.
• Le magliette da competizione per i concorrenti ($ 1.000 per 100) e lo staff degli eventi ($ 400 per 40) sono usuali ma possono essere minime.
• I premi per i vincitori possono includere una borsa in contanti o beni acquistati con uno sconto. Siamo generosi e mettiamo da parte $ 1,000 per questo.

Tutto quanto sopra arriva a circa $ 3.100 dei $ 5.000 in entrate lorde dalla registrazione. Un margine di profitto approssimativo del 40% dalla sola registrazione è un ottimo punto di partenza! Anche se non addebiti ai venditori un centesimo per aprire un negozio o perseguire qualsiasi sponsor, porterai comunque a casa quasi $ 2.000.

In prospettiva, se la tua casella addebita $ 150 mensili per membro, è come avere altri tredici membri per quel mese. Il denaro che guadagni dai venditori e dagli sponsor aumenterà solo quel profitto, ed è probabile che tu possa raccogliere almeno diverse migliaia di dollari in più per le sponsorizzazioni se ti muovi!

Se scegli di non investire in alcuni extra che rendono la tua competizione eccezionale per i partecipanti, porterai a casa di più. Tuttavia, i partecipanti potrebbero essere meno propensi a competere di nuovo nella tua casella e potresti finire per danneggiare la tua reputazione nella comunità. Non è necessario concedersi lussi, ma assicurarsi che siano soddisfatte le aspettative minime in termini di pulizia, sicurezza e comunicazione.

Pianificazione e gestione del tempo

Hai mai partecipato a una competizione con una cattiva gestione del tempo? Forse ci sono stati troppi allenamenti in un giorno, e il risultato è stato un tempo di recupero inadeguato per gli atleti, i volontari sfilacciati che gestiscono venditori dilaganti e frustrati per la mancanza di traffico in cabina a causa del rapido tempo di consegna degli eventi. Le frustrazioni possono diventare rapidamente elevate per tutti i soggetti coinvolti se il tempo non viene gestito in modo appropriato.

Il tempo è la variabile più importante della concorrenza ed è essenziale disporre di un piano per gestire con successo l'orologio. Una pianificazione mal gestita frustrerà quasi sicuramente i tuoi atleti, gli spettatori e il personale dell'evento perché è quasi sempre accompagnata da ulteriore stress e viola le loro aspettative di base e la pianificazione della giornata.

Quando decidi quanto deve durare il tuo evento dal vivo, una delle decisioni fondamentali è decidere se organizzare un evento di un giorno anziché un evento di due giorni. Un evento che dura più di dieci ore sarebbe una giornata molto lunga per tutti i soggetti coinvolti, anche se fosse in piena estate quando c'è molta luce del giorno disponibile.

Se il tuo evento durerà più di dieci ore con il tempo di riposo appropriato (o sarà di dieci ore ma avrà un tempo di transizione trascurabile tra le manches), potresti prendere in considerazione l'idea di ospitare un evento di due giorni. Gli eventi di due giorni possono anche essere ottimi per le scatole che vogliono tenere una grande competizione ma non hanno la capacità di spazio per tutte le divisioni nello stesso giorno. Tuttavia, tenere presente che l'affluenza complessiva per gli eventi di due giorni a volte è inferiore rispetto agli eventi di un giorno a causa degli impegni di tempo aggiuntivi e della logistica di viaggio per gli atleti fuori città.

Dopo aver determinato lo scopo e la durata del tuo evento, puoi iniziare a delineare il programma. Per essere chiari, ti consigliamo di delineare il programma prima ancora di considerare quanti partecipanti hai la capacità o quali allenamenti preferiresti includere, perché è l'unica variabile che è fissa e al di fuori del tuo controllo.

Di seguito è riportata una sequenza temporale di esempio per un evento di dieci ore che fornisce un punto di partenza per il proprio evento tenendo presenti i seguenti presupposti:

• Hai ampio spazio per cinque stazioni di allenamento
• La tua competizione ha quattro divisioni con quattro manches per divisione
• Tutti gli allenamenti hanno una durata massima di 12 minuti, in modo che ci sia una generosa finestra di transizione di 3 minuti tra le batterie.
• Una stazione di allenamento verrà mantenuta aperta per ogni fascia oraria per offrire al personale dell'evento l'opportunità di fare una pausa.

Questa configurazione è un esempio di come puoi sfruttare al meglio il tuo spazio e il tuo tempo tenendo più di un allenamento contemporaneamente, invece di procedere uno a uno attraverso gli eventi una divisione alla volta.

Tieni presente che per programmare i tuoi allenamenti, non è necessario che ogni divisione esegua gli allenamenti nello stesso ordine. Infatti, se si eseguono allenamenti separati contemporaneamente (purché abbiano movimenti che richiedono diversi equipaggiamenti), si è effettivamente in grado di aumentare la capacità dell'atleta e quindi generare più entrate.

Gestione di risorse e manches

Dopo aver determinato il programma di base per ogni giorno della competizione e aver gestito la variabile temporale fissa, è necessario specificare lo spazio disponibile al piano, le attrezzature (bilancieri, spazio rig, rematori, ecc.), Giudici, cronometristi / emcees, ecc. Con le risorse disponibili sono dettagliate, è molto più facile determinare la massima capacità dell'atleta e il posto migliore per iniziare è con la risorsa più scarsa. Per la maggior parte delle scatole, la risorsa più scarsa è lo spazio che coinvolge il rig pull-up.

Ad esempio, supponiamo che tu sia in grado di adattare comodamente sei persone contemporaneamente al tuo rig e desideri includere un allenamento con un movimento di ginnastica in cui un atleta sta lavorando in un momento come le dita dei piedi, i pull-up , escludi i muscoli, ecc. In questo scenario, potresti correre solo sei atleti alla volta, quindi la tua massima dimensione di calore per questo allenamento sarebbe di sei atleti.

Con una dimensione massima di calore di 6 atleti in mente per questo allenamento, puoi ricontrollare che il numero di manche che dovrai correre possa rientrare nei limiti di tempo disponibili per un lavoro. Ricordiamo che il nostro programma di esempio presuppone che un'ora sia assegnata a ciascuna divisione per eseguire un allenamento e che un massimo di 4 manches all'ora potrebbe essere eseguito se l'allenamento prevede un limite di tempo di 12 minuti.

Con un programma che consente un massimo di 4 manches per divisione e un impianto pull-up che può ospitare un massimo di 6 persone alla volta, possiamo moltiplicare i due numeri per determinare che un massimo di 24 atleti per divisione lavorerebbero all'interno del programma . Inoltre, ciò significherebbe che la capacità massima per il tuo evento coinvolgerebbe 96 atleti (o squadre) totali poiché il programma si basa sul presupposto di 4 divisioni (Rx maschile, Rx femminile, Elite maschile, Elite femminile).

In termini di programmazione delle manches, è più facile assegnare manches statiche in cui si mantengono gli atleti allo stesso calore durante l'intera competizione, perché assicura che la quantità di tempo di riposo sia sempre coerente ed elimini una quantità significativa di comunicazione con gli atleti sull'assegnazione del calore durante la pressione dell'evento dal vivo. Con le manches statiche, gli atleti sanno che sono assegnati allo stesso calore e conoscono il loro programma per la giornata in anticipo. Come per tutti gli aspetti di una competizione, tuttavia, le operazioni più complesse come le assegnazioni dinamiche di calore dipendono in definitiva dal pianificatore della competizione. (Se sei interessato a programmare batterie dinamiche, il nostro software può aiutarti ad alleviare gran parte di tale onere.)

Non dimenticare i volontari! Per la nostra gara campione, avremmo bisogno di almeno ventiquattro giudici (sei per allenamento; quattro eventi in corso contemporaneamente), quattro cronometristi / emcees e almeno un coordinatore per mediare tra i diversi gruppi. Ciò fa un minimo di ventinove volontari e presuppone che tu abbia bisogno di un solo giudice per individuo o squadra in una manche. Dovresti assolutamente pianificare di avere un po 'di ammortizzazione qui, poiché i programmi dei volontari possono cambiare all'ultimo minuto.

Potresti anche avere alcuni volontari aggiuntivi per il pronto soccorso, il check-in e / o il punteggio. (Se stai utilizzando la nostra registrazione e punteggio completamente integrati, avrai bisogno di un solo volontario part-time per raccogliere punteggi e inserire punteggi.) Non pensiamo che tu possa mai avere troppi volontari, specialmente per la tua prima competizione!

Infine, hai bisogno di spazio per tutte queste persone! Per eseguire più allenamenti contemporaneamente, è necessario uno spazio distinto per ciascuno, incluso lo spazio del concorrente, lo spazio degli spettatori e lo spazio di valutazione. In definitiva, la quantità di spazio richiesta dipenderà dagli elementi dei tuoi allenamenti. Se non si dispone dello spazio per tenere contemporaneamente più allenamenti, sarà necessario regolare il programma o lo spazio / l'attrezzatura per gli allenamenti.

Infine, non dimenticare di considerare lo spazio non competitivo di cui avrai bisogno per il tuo evento: parcheggio, spazio per i venditori e spazio per gli spettatori. Se avessi settantadue concorrenti, ventinove volontari, dieci venditori e 100 spettatori, guidassero tutti separatamente, nel caso peggiore avresti bisogno di almeno 211 posti auto!

Probabilmente puoi gestire l'affluenza prevista per il parcheggio con una comunicazione chiara che incoraggia il carsharing, ma vale la pena correre i numeri e sapere quale potrebbe essere il caso peggiore in modo che non ci siano sorprese sfortunate per chiunque sia coinvolto nel tuo evento.

Ti consigliamo di creare una mappa per i tuoi atleti e spettatori per un facile riferimento a dove tutto sarà situato nel luogo della competizione. Una mappa eliminerà la confusione e fornirà un'organizzazione a uno spazio molto occupato e affollato, che aiuta il tuo evento a funzionare senza intoppi. Una buona mappa dovrebbe includere quanto segue:

• Informazioni sui parcheggi (inclusi overflow e spazi off-limits per la concorrenza, come le aziende vicine)
• Posizioni per servizi igienici e / o toilette portatili (designare eventuali opzioni solo per il personale o solo per l'atleta, se disponibili)
• Tavolo per il check-in
• Atleta e / o villaggio venditore
• Zone designate di riscaldamento / raffreddamento

Considerazioni sulla programmazione

Con un programma degli eventi delineato, le risorse disponibili dettagliate in dettaglio, possiamo finalmente passare ai dettagli della tua programmazione. Poiché la tua programmazione dipende in ultima analisi da un culmine di tutte le tue risorse (volontari, atleti, attrezzature, spazio e tempo), il modo migliore per programmare è farlo durare in modo che possa adattarsi a quei vincoli. Di seguito abbiamo fornito la programmazione per la competizione di esempio a cinque eventi, insieme a quali risorse sono necessarie.

Esempio di programmazione per la nostra competizione a cinque eventi (supponendo ventiquattro individui / squadre per divisione; quattro manches per divisione):

• DT per il tempo (interno o esterno) - tempo massimo di 12 minuti (6 bilancieri maschili e femminili con 12 piatti da 45 # e 10 # ciascuno per le batterie maschili, 35 # per le batterie femminili; 6 tappetini per esterni)
• Cindy (al coperto) - AMRAP. 12 minuti (pull-up rig)
• 1K di fila per il tempo seguita dal propulsore AMRAP (da interno o da esterno :) - tempo massimo di 10 minuti (6 bilancieri con 12 ogni 25 # per gli uomini, 15 # per le donne; 6 rematori)
• 21-15-9 Box Jump, altalene KB (indoor o outdoor) - tempo massimo di 8 minuti (6 box, 6 KB ciascuno a 53 # e 35 #; 6 tappetini per esterno)
• Misuratori AMRAP di 12 minuti sul vogatore (interno o esterno)

Attrezzatura totale richiesta:

• 6 scatole
• 6 53 # KB
• 6 35 # KB
• 12 bilancieri (6 maschi, 6 femmine)
• Piatti 12 × 45 #
• Piatti 12 × 35 #
• Piatti 12 × 25 #
• Piatti 12 × 15 #
• Piastre 12 × 10 #
• 6 rematori
• 6-12 tappetini

Le finali possono riutilizzare qualunque attrezzatura sia necessaria.

Mentre consideri la programmazione per la tua competizione, tieni presente che più componenti hanno i tuoi allenamenti, più spazio c'è per la variazione e più c'è che può andare storto. Una buona regola empirica per la programmazione delle competizioni è quella di mantenere gli allenamenti semplici ma stimolanti. Prendi l'Open 2016 come esempio illustrativo:

CrossFit Games Open 16.4 aggiungerebbe una notevole complessità alla pianificazione della maggior parte dei luoghi, poiché i requisiti di risorse sono significativi. Per ogni atleta, avresti bisogno di:

• Un bilanciere
• Fino a 180 # di peso aggiuntivo
• Un muro per le palle da parete
• Un vogatore
• Una parete per i push-up verticali

Questo è un sacco di spazio e molte attrezzature per una sola persona per l'allenamento. Inoltre, devi istruire giudici e atleti su tutti e quattro i movimenti; e per le divisioni Masters o Scaled probabilmente modificherai i push-up del verticale per spingere la pressa - che richiede un'altra barra e un altro movimento per essere breve.

16.5 è molto più semplice, ma altrettanto impegnativo dal punto di vista atletico. Tutto quello che serve è:

• Un bilanciere
• Fino a 50 # di peso aggiuntivo
• Spazio minimo per burpees rivolti verso la barra

Con meno complessità, spesso hai bisogno di meno spazio, meno risorse e risparmi tempo nel briefing degli standard di allenamento. Alla fine, i tuoi giudici e atleti saranno felici perché c'è meno spazio per la confusione e l'errore, e sarà probabilmente più facile per i tuoi spettatori capire l'azione.

Un dettaglio finale da considerare per la tua programmazione è come segnare gli allenamenti. Sebbene ci siano alcuni modi per segnare potenzialmente un determinato allenamento, tutto deve ridursi a un numero che è quasi sempre un conteggio delle ripetizioni, una quantità di peso spostato o un tempo. Per un allenamento con preferenza su ripetizioni o peso, un numero più alto otterrà un punteggio migliore e per un allenamento con una preferenza in tempo, un numero più basso otterrà un punteggio migliore. Il punteggio può essere complicato, ma Strongest.com eseguirà i calcoli complessi per te e eliminerà del tutto il mal di testa dal punteggio.

Registrazione

Chiedere agli atleti di iscriversi al tuo evento è, ovviamente, uno dei compiti chiave che devi compiere quando pianifichi una competizione. Questo processo dovrebbe essere semplice per tutti i soggetti coinvolti. La registrazione deve raccogliere informazioni importanti dai partecipanti, inclusi dettagli di contatto, dimensioni della maglia e nomi delle squadre (se applicabile). Questo è anche il momento in cui i tuoi atleti devono firmare una deroga alla responsabilità, un rilascio di fotografia e qualsiasi altro documento relativo alla partecipazione. (Ad esempio, suggeriamo di far rivedere gli atleti e di accettare importanti politiche di competizione durante la registrazione.)

Il modo più comune di avvicinarsi alla registrazione è in base all'ordine di arrivo, primo servito. Con il sistema Strongest.com, puoi impostare un numero massimo di registrazioni per divisione e attendere fino a quando non si riempiono. Puoi anche modificare i tuoi numeri massimi secondo necessità durante il processo di registrazione. Ad esempio, hai un numero maggiore di attese di atlete che si registrano, quindi decidi di aggiungere più punti per soddisfare la domanda.

Un altro metodo è quello di avere una finestra di pre-registrazione per particolari atleti. Ad esempio, vuoi dare ai membri della tua casella la prima possibilità di registrarti prima di tutti gli altri. Ancora una volta, Strongest.com ti ha coperto qui. (Hai anche la possibilità di fornire codici di sconto che gli atleti possono utilizzare per registrarsi per salvare un importo predeterminato dal prezzo di registrazione indicato in qualsiasi momento.) Se desideri incoraggiare le iscrizioni anticipate, puoi anche avere più fasi per la tua registrazione processo, con le tue quote di registrazione aumentando man mano che ti avvicini alla data della competizione.

Per quanto riguarda la scadenza per la registrazione, ti consigliamo di verificare con la società da cui ordinerai le magliette della concorrenza per vedere quando la scadenza è prevista per la realizzazione e la spedizione delle magliette. Questo sarà probabilmente per almeno 2-3 settimane, per sicurezza. Ovviamente, puoi sempre consentire le registrazioni oltre questa data, con il chiaro disclaimer che non puoi garantire una maglietta per le iscrizioni in ritardo. In ogni caso, probabilmente vorrai ordinare magliette extra per cambi di taglia dell'ultimo minuto o anche per vendere al concorso. (Una caratteristica del sistema Strongest.com è l'opzione per i tuoi atleti di pre-acquistare la merce durante la registrazione, il che può portare ad alcune entrate extra.)

Giudici e volontari

Gran parte della competizione dipende dal tempo e dallo sforzo dei tuoi giudici, che di solito sono volontari della comunità CrossFit. La qualità del giudizio può fare o rompere una competizione, quindi una buona dose di sforzo dovrebbe andare nel reclutare e preparare i tuoi giudici. Dovresti iniziare a reclutare giudici il più presto possibile in modo da avere abbastanza persone a portata di mano per aiutarti. Il sistema di registrazione di Strongest.com consente a giudici e volontari di registrarsi utilizzando la stessa piattaforma degli atleti, il che consente di raccogliere le informazioni di contatto e le dimensioni delle magliette in un semplice passaggio.

Ti consigliamo di incoraggiare o richiedere ai tuoi giudici di completare il corso per giudici online CrossFit, che stabilisce uno standard di qualità di base per il tuo personale di valutazione. Un'altra cosa che può aiutare a mantenere la qualità durante la competizione è quella di designare un capo arbitro che sovrintende al resto del tuo pool di giudici. Questa persona avrà l'ultima parola su eventuali controversie di valutazione o punteggio. È una posizione importante e di cui dovresti fidarti di qualcuno con la pelle spessa e il carattere fresco.

Idealmente, i tuoi giudici acquisiranno familiarità con il capo arbitro durante una riunione ufficiale dei giudici che si è tenuta prima della competizione stessa. Questo incontro è un'opportunità per rivedere gli allenamenti, gli standard di movimento, le regole e le politiche di punteggio e dare anche ai tuoi giudici l'opportunità di porre domande. Più familiari sono i tuoi giudici con queste informazioni, più agevole sarà la tua competizione.

Per quanto riguarda i volontari, avrai bisogno di molto aiuto nell'allestimento della sede, nello spostamento delle attrezzature, nel controllo degli atleti, nell'organizzazione delle pratiche burocratiche e nell'inserimento dei punteggi, per nominare alcune cose. Più persone devi aiutare, più facile sarà assicurarti che tutto venga realizzato con il minimo stress. Come minimo, avrai bisogno di qualcuno che gestisca le attrezzature e l'installazione e qualcuno che gestisca i fogli di valutazione. È anche una buona idea avere almeno una persona a portata di mano in grado di affrontare qualsiasi cosa inaspettata che si presenta, il che succede sempre!

È considerata una buona pratica fornire ai tuoi giudici e volontari una maglietta da competizione e qualsiasi altro malloppo che dai agli atleti che gareggiano. Organizzare un pranzo o uno spuntino per il tuo staff è anche un buon modo per mostrare il tuo apprezzamento per il loro tempo e impegno nella competizione. Come sempre, assicurati di riconoscere e ringraziare i tuoi giudici e volontari di persona e online. Non saresti in grado di ospitare la tua competizione senza di loro!

Punteggio e classifiche

Questo è tutto ciò che riguarda la competizione: vedere dove tutti sono classificati alla fine della giornata. C'è un processo in due parti per farlo accadere. Il primo è fornire ai tuoi giudici un modo semplice per registrare i punteggi; il secondo è inserire e organizzare quei punteggi. Fortunatamente, Strongest.com offre un sistema facile da usare che può prendere quei punteggi e classificare automaticamente gli atleti in una classifica online in tempo reale.

Per registrare i punteggi, avrai bisogno dei fogli dei punteggi per i tuoi giudici. I fogli di valutazione dovrebbero contenere quanto segue:

• Nome dell'atleta o della squadra, nome dell'affiliato
• Numero e tempo di riscaldamento, numero di corsia
• Nome dei giudici
• Descrizione allenamento / evento
• Regole e standard importanti
• Metodo di monitoraggio dei progressi
• Punteggio finale con firma dell'atleta

Più informazioni puoi precompilare nei tuoi punteggi, meglio è. Nella corsa della concorrenza, la scrittura a mano può diventare impossibile da leggere. Raccomandiamo di progettare i tuoi punteggi per consentire al tuo arbitro di cancellare semplicemente i numeri man mano che l'allenamento avanza, il che consente di concentrare maggiormente la propria attenzione sugli atleti piuttosto che sugli appunti. È possibile utilizzare le schede di valutazione CrossFit Open come ispirazione per la progettazione delle schede dei punteggi.

È assolutamente indispensabile tenere organizzati questi fogli di punteggio in modo da poterli facilmente rinviare in caso di disputa sul punteggio. Raccomandiamo inoltre di pubblicare una "politica di controversia" ufficiale in cui sia possibile fare riferimento agli atleti che delinei i passi che devono adottare per affrontare un problema di punteggio. Mentre il sistema Strongest.com rende semplice e facile inserire punteggi, a volte si verificano errori e si desidera avere un modo semplice per correggerli quando si presentano.

In questo senso, è una buona pratica rendere le descrizioni e le regole del tuo allenamento disponibili in anticipo affinché i tuoi giudici e atleti possano imparare. La cosa migliore è preparare video dettagliati e chiari sugli standard che dimostrano come verranno eseguiti gli allenamenti e cosa ci si aspetta specificamente dagli atleti durante i movimenti. Più informazioni puoi fornire, meglio è.

Una volta ottenuti i risultati, vorrai renderli disponibili il prima possibile ai tuoi atleti. Con la classifica dal vivo di Strongest.com, sarai in grado di inserire i punteggi delle competizioni e ottenere punteggi online quasi immediatamente. Non è davvero più facile.

Marketing e pubblicità

Potresti avere la più grande, migliore competizione organizzata con i premi più belli e la causa più onorevole, ma se nessuno lo sa o sa come partecipare, il tuo evento è destinato a fallire.

Elaborare un piano per dirlo alle masse! Questo ci riporta al punto di partenza per lo scopo del tuo evento. Non vuoi andare nel guaio di organizzare un evento se non si esaurisce o almeno non si avvicina. La commercializzazione di un evento locale con maggiore enfasi sui concorrenti per la prima volta avrà un aspetto diverso rispetto a un grande evento regionale a scopo di lucro. In entrambi i casi, utilizzando i social media, i membri del box, gli sponsor, i fornitori e la comunità locale sono buoni punti di partenza.

Se utilizzi un sistema di registrazione online come quello che offriamo, assicurati di includere il link nelle tue comunicazioni. Assicurati anche di comunicare dettagli come i tempi di riscaldamento, gli eventi e le posizioni della classifica con largo anticipo rispetto alla concorrenza. Ciò si presterà agli atleti felici che hanno maggiori probabilità di partecipare a un'altra competizione sotto il tuo ombrello. Partecipare a una competizione sarà utile per generare profitti immediati (per la tua scatola o per una nobile causa), il cameratismo nella comunità CrossFit e la reputazione per la tua scatola. Assicurati che la reputazione sia fantastica organizzando un evento ben riuscito e ben ponderato!

Tieni presente che la comunicazione non dovrebbe terminare dopo la competizione. Assicurati di aggiornare le tue pagine sui social media durante la giornata della competizione e dopo la competizione con foto, classifiche, progressi degli obiettivi di raccolta fondi e qualsiasi altra cosa ti venga in mente. Dopo la competizione, potresti prendere in considerazione la possibilità di inviare un'e-mail di ringraziamento ai concorrenti con la possibilità di fornire feedback su come migliorare gli eventi successivi. (Se stai utilizzando un prodotto di registrazione e punteggio come la nostra soluzione, avrai già un modo semplice per gestire questo tipo di comunicazioni.)

Sponsor e venditori

Questa è la ciliegina sulla torta, dal punto di vista logistico, ma uno dei più grandi progetti per un atleta quando si iscrive a una competizione. Gli sponsor possono aiutarti con una serie di aspetti diversi del tuo evento, dalla fornitura di premi e swag, a sconti su attrezzature e persino a contributi monetari. La quantità di sponsorizzazioni che un evento può ricevere è generalmente dovuta alla reputazione consolidata della competizione, che dipende principalmente da quanto tempo dura e da quanto è grande.

Per la maggior parte delle competizioni locali, le tue sponsorizzazioni primarie saranno in natura, il che significa donazioni in cambio di pubblicità. Di norma, sii grato per tutto ciò che ricevi e assicurati di dare ampio riconoscimento a tutti coloro che hanno contribuito a sostenere il tuo evento. Meglio tratterai i tuoi sponsor, meglio loro tratteranno la tua concorrenza in futuro!

Ecco alcuni modi per assicurarti di dare credito ai tuoi sponsor della concorrenza:

• Sponsorizza la pagina di ringraziamento sul sito web del tuo concorso con loghi e link
• Post sui social media con i tuoi sponsor
• Loghi sui programmi degli eventi, volantini, banner e magliette
• Nomina di allenamenti per sponsor particolari
• Premi speciali assegnati a nome di uno sponsor

I venditori sul posto possono aggiungere un nuovo livello all'esperienza dei tuoi atleti e spettatori durante il tuo evento. Innanzitutto, i venditori di generi alimentari sono essenziali per rendere felice il tuo pubblico. Con l'ascesa dei camion di cibo, dovresti avere molte opzioni tra cui scegliere. Questo ti dà anche l'ulteriore vantaggio di far pubblicizzare i tuoi venditori di generi alimentari! Se fornisci ai tuoi venditori volantini e altre informazioni sulla tua concorrenza, saranno in grado di far sapere ai propri clienti che saranno presenti al tuo evento.

Puoi anche avere altri tipi di venditori al dettaglio in loco durante la competizione. Contatta i potenziali fornitori in anticipo in modo che abbiano tempo per pianificare e budget per supportare la concorrenza. Ci sono così tante aziende che si rivolgono alla comunità CrossFit e molte di loro sono ansiose di avere l'opportunità di incontrare i potenziali clienti. Puoi offrire loro quella possibilità allo stesso tempo fornendo valore ai tuoi atleti e spettatori. È una vittoria!

Un ultimo suggerimento è di pianificare attività a misura di bambino fornite da aziende locali (pensa a qualsiasi servizio che sia rivolto ai bambini). Ci sono così tante opportunità qui per creare collaborazioni con la tua comunità, che possono anche giovare alla tua affiliata facendo conoscere il tuo nome a diversi dati demografici al di fuori del settore del fitness.

Elenco di controllo per la pianificazione degli eventi

Di seguito è riportato un elenco minimo di cose di cui avrai bisogno per la tua competizione a cui forse non hai già pensato.

⬜ Sponsor di eventi

⬜ Fornitori di eventi (abbigliamento, cibo / bevande, chiropratica / massaggio, cause correlate)

⬜ Premi (partecipazione e podio)

⬜ Videografia / fotografia

⬜ Servizi igienici portatili

⬜ Assicurazione

⬜ Venditori di alimenti e bevande

⬜ contingenze meteorologiche

⬜ Assicurazioni e contingenze legali come esoneri da atleti e volontari

⬜ Cestino e soluzioni di pulizia

⬜ Appunti, penne e cronometri

⬜ Registrazione e punteggio completamente integrati (assicurati di considerare i tuoi amici qui su Strongest.com!)

Pensieri di chiusura

Tenere una competizione può essere impegnativo ma molto gratificante. Ci auguriamo che questo manuale ti sia stato utile per pianificare una competizione oltraggiosamente vincente. Accogliamo con favore il tuo feedback sui modi in cui possiamo migliorare questa guida e speriamo che l'opportunità di aiutare la tua prossima competizione sia un successo strepitoso!