Manuel de planification de compétition de fitness

Introduction à la planification de la compétition

Le but de ce manuel est de fournir une référence utile aux propriétaires d'affiliation et aux entraîneurs tout au long du processus de planification de la compétition. Que ce soit votre premier concours ou que vous ayez déjà planifié avec succès de nombreux événements, nous espérons qu'il y a quelque chose ici qui vous aidera. Quelque chose que la plupart des athlètes comprennent, peu importe depuis combien de temps vous vous entraînez, que ce soit un jour ou une décennie, il y a toujours de la place pour s'améliorer.

Nous pensons que les planificateurs d'événements de tous niveaux y trouveront quelque chose qui vous aidera à organiser la meilleure compétition possible. Notre objectif est de vous aider gagner du temps dans le processus de planification d'événements en vous donnant une feuille de route avec des trucs et astuces les plus utiles. L'utilisation de ce manuel vous permettra de augmenter l'impact avec votre public (athlètes et spectateurs) - vous voulez laisser votre meilleure impression du début à la fin. Cela vous aide à bâtir une réputation au sein de votre communauté, non seulement en tant que compétition professionnelle, mais en tant qu'affilié.

Nous apprécions vos commentaires afin que nous puissions améliorer ce manuel pour aider la communauté. Veuillez nous envoyer un message si vous avez des suggestions ou des idées sur la façon de l'améliorer.

Objectif et critères de réussite

L'aspect le plus important de toute tâche complexe et longue comme l'organisation d'un concours est peut-être de déterminer son objectif et de définir à quoi ressemble le succès ultime pour vous. Si vous pensez que l'organisation d'une compétition serait amusante mais que vous n'avez pas envisagé ces choses, réfléchissez-y avant de vous lancer. Vous consacrerez beaucoup de temps et d'énergie pour assurer le succès d'un événement et avoir un puits. -un objectif défini vous aidera à rester motivé et concentré sur la réalisation de vos objectifs.

Il existe de nombreuses raisons d'envisager d'organiser un concours, et certains facteurs de motivation courants incluent souvent:

• Amasser des fonds pour soutenir un organisme de bienfaisance
• Générer des revenus supplémentaires pour votre affilié
• Améliorer votre marque et sensibiliser votre affilié
• Offrir un lieu à vos propres athlètes pour concourir dans un cadre familier
• Renforcer votre communauté locale avec un événement compétitif amusant

Votre motivation peut être n'importe quel mélange de cocktails des motivations ci-dessus, et ces facteurs ne sont certainement pas mutuellement exclusifs.

Avoir un objectif clairement articulé pour votre événement a une forte influence sur la planification et l'exécution de l'événement. Par exemple, supposons que vous souhaitiez lancer un concours dont une partie des bénéfices bénéficiera aux anciens combattants blessés, comme Wounded Warrior Project (WWP). Vous pourriez envisager l'un des éléments suivants:

• Avoir un objectif monétaire pour atteindre et faire connaître les progrès accomplis vers cet objectif tout au long de la durée de vie de la compétition
• Fournir une option pour donner des fonds supplémentaires WWP dans le cadre de l'inscription
• Nommer les entraînements d'après des vétérans spécifiques, ou inclure des entraînements de héros modifiés
• Inviter le WWP à avoir un stand (peut-être avec quelques vétérans présents)
• Demander à vos fournisseurs d'offrir un pourcentage de leurs revenus de votre événement au profit du WWP
• Offrir des dons nommés au WWP au lieu des sacs swag traditionnels, ou faire en sorte que les sacs swag incluent un imprimé camouflage ou des chemises de compétition rouges, blanches et bleues

Ce ne sont que quelques exemples et devraient, espérons-le, vous aider à réfléchir à la façon dont vous pourriez organiser une journée de compétition complète pour répondre à votre objectif principal pour l'événement.

Ensuite, réfléchissez à ce que le succès signifie pour vos concurrents. Avec quel type d'expérience souhaitez-vous que vos athlètes (et spectateurs) repartent? Cet objectif vous aidera à guider le reste de votre processus de planification d'événements et peut vous donner un avantage pour que vos concurrents se démarquent des autres. Notez que le «succès» est un concept différent de simplement atteindre un objectif. Votre objectif pour votre événement pourrait être de générer des revenus supplémentaires pour votre affilié; le succès, d'autre part, pourrait signifier que votre compétition devient un événement annuel que votre communauté attend avec impatience chaque année.

Définir le succès vous donne un cadre «global» sur lequel vous pouvez construire votre concurrence. Considérez vos critères de réussite comme le principe ultime qui guide toutes les décisions que vous prenez dans votre processus de planification.  

Recettes et dépenses

Assurer une expérience de premier ordre aux athlètes et aux spectateurs devrait être une priorité absolue, il est donc essentiel de vous assurer d'avoir un budget clair à l'esprit qui correspond à la capacité de votre événement. Lancer un événement de fitness compétitif est un excellent moyen de collecter des fonds pour une cause spécifique, un groupe de boîtes ou une boîte spécifique. Cependant, l'organisation d'un concours qui génère des marges bénéficiaires brutes élevées ne devrait pas être la seule mesure du succès. Par exemple, si vous ne réinvestissez pas dans l'amélioration de vos concurrents, cela pourrait nuire à votre réputation et à votre image de marque lors d'événements futurs.

À titre d'exemple, considérons une compétition impliquant 100 athlètes qui se sont inscrits à 50 $ par inscription, ce qui se traduit par 5 000 $ de revenus bruts provenant de l'inscription des athlètes. (Les compétitions coûtent presque toujours plus de 50 $ pour participer, et vous pourrez probablement collecter des fonds supplémentaires auprès de sponsors et de fournisseurs, mais mettons ces revenus supplémentaires de côté pour le moment.)

Pour répondre aux attentes minimales des athlètes et des spectateurs, il y a quelques dépenses minimales concernant la propreté, la sécurité et la communication que vous devrez considérer:

• Assurance - une police d'une journée pour un concours coûte généralement entre 300 $ et plus.
• Toilettes portatives - vous voudrez avoir de grandes toilettes pour vos athlètes et spectateurs, et vous chercherez au moins 200 $ ici.
• Services médicaux d'urgence - c'est un élément de sécurité clé que vous ne pouvez pas vous permettre de négliger. Contactez votre ville pour organiser du personnel médical professionnel sur place pour votre compétition.
• Solution d'inscription / de notation - vous aurez besoin d'une solution d'inscription transparente pour démarrer votre événement, et les classements sont l'un des principaux moyens de communiquer avec les athlètes et les spectateurs tout au long de l'événement. Strongest.com propose une inscription et une notation entièrement intégrées pour un prix qui commence à 199 $.
• Les t-shirts de compétition pour les concurrents (1 000 $ pour 100) et le personnel de l'événement (400 $ pour 40) sont habituels mais peuvent être minimes.
• Les prix pour les gagnants peuvent comprendre un porte-monnaie ou des marchandises achetées à prix réduit. Soyons généreux et réservons 1 000 $ pour cela.

Tout ce qui précède représente environ 3 100 $ de vos 5 000 $ de recettes brutes d'inscription. Une marge bénéficiaire d'environ 40% sur la seule inscription est un excellent point de départ! Même si vous ne facturez pas un centime aux vendeurs pour s'installer ou rechercher des sponsors, vous rapporterez toujours près de 2 000 $.

Pour mettre cela en perspective, si votre box facture 150 $ par mois par membre, c'est comme avoir treize membres supplémentaires pour ce mois. L'argent que vous apportez des fournisseurs et des sponsors n'augmentera que ce bénéfice, et il est probable que vous puissiez collecter au moins plusieurs milliers de dollars supplémentaires pour des parrainages si vous vous bousculez!

Si vous choisissez de ne pas investir dans quelques extras qui rendent votre compétition excellente pour les participants, vous en rapporterez plus. Cependant, les participants peuvent être moins susceptibles de concourir à nouveau dans votre box, et vous risquez de nuire à votre réputation dans la communauté. Il n'est pas nécessaire de faire des folies sur le luxe, mais assurez-vous que les attentes minimales en matière de propreté, de sécurité et de communication sont respectées.

Planification et gestion du temps

Avez-vous déjà participé à un concours avec une mauvaise gestion du temps? Peut-être y avait-il trop d'entraînements écrasés en une journée, et le résultat a été un temps de récupération insuffisant pour les athlètes, des bénévoles en lambeaux qui couraient des vendeurs effrénés et frustrés en raison du manque de trafic sur les stands en raison du délai d'exécution rapide des événements. Les frustrations peuvent rapidement devenir élevées pour toutes les personnes impliquées si le temps n'est pas géré de manière appropriée.

Le temps est la variable la plus importante de vos concurrents, et il est essentiel que vous ayez un plan en place pour gérer avec succès l'horloge. Un horaire mal géré frustrera presque certainement vos athlètes, spectateurs et personnel de l'événement car il s'accompagne presque toujours d'un stress supplémentaire et viole leurs attentes de base et la planification de la journée.

Lorsque vous décidez de la durée de votre événement en direct, l'une des décisions fondamentales consiste à décider entre un événement d'une journée et un événement de deux jours. Un événement qui dure plus de dix heures serait une très longue journée pour toutes les personnes impliquées, même si c'était au plus fort de l'été quand il y a beaucoup de lumière du jour.

Si votre événement va durer plus de dix heures avec un temps de repos approprié (ou être de dix heures mais avec un temps de transition négligeable entre les manches), vous voudrez peut-être envisager d'organiser un événement de deux jours. Les événements de deux jours peuvent également être parfaits pour les box qui souhaitent organiser une grande compétition mais qui n'ont pas la capacité d'espace pour que toutes les divisions soient le même jour. Cependant, gardez à l'esprit que le taux de participation global pour les événements de deux jours est parfois inférieur à celui des événements d'une seule journée en raison des engagements de temps supplémentaires et de la logistique des déplacements pour les athlètes hors de la ville.

Après avoir déterminé le but et la durée de votre événement, vous pouvez commencer à esquisser le calendrier. Pour être clair, nous vous recommandons d'esquisser le calendrier avant même de considérer le nombre de participants pour lesquels vous avez la capacité ou les entraînements que vous préférez inclure, car c'est la seule variable qui est fixe et indépendante de votre volonté.

Un exemple de calendrier ci-dessous pour un événement de dix heures est ci-dessous et fournit un point de départ pour votre propre événement avec les hypothèses suivantes à l'esprit:

• Vous avez amplement d'espace pour cinq stations d'entraînement
• Votre compétition a quatre divisions avec quatre manches par division
• Tous les entraînements ont une durée maximale de 12 minutes afin qu'il y ait une fenêtre de transition généreuse de 3 minutes entre les manches.
• Une station d'entraînement sera maintenue ouverte à chaque créneau horaire pour donner au personnel de votre événement l'occasion de faire une pause.

Cette configuration est un exemple de la façon dont vous pouvez tirer le meilleur parti de votre espace et de votre temps en organisant plusieurs entraînements en même temps, plutôt qu'en procédant un par un à travers les événements, une division à la fois.

Gardez à l'esprit que pour planifier vos séries, chaque division n'a pas besoin de faire les entraînements dans le même ordre. En fait, si vous exécutez des entraînements distincts simultanément (à condition qu'ils aient des mouvements nécessitant différents équipements), vous êtes en fait en mesure d'augmenter la capacité de votre athlète et donc de générer plus de revenus.

Gestion des ressources et des chaleurs

Après avoir déterminé votre horaire de base pour chaque jour de la compétition et géré la variable de temps fixe, vous devez détailler votre surface au sol disponible, l'équipement (haltères, espace de gréement, rameurs, etc.), les juges, les chronométreurs / animateurs, etc. vos ressources disponibles détaillées, il est beaucoup plus facile de déterminer votre capacité maximale d'athlète, et le meilleur endroit pour commencer est avec vos ressources les plus rares. Pour la plupart des boîtes, la ressource la plus rare est l'espace impliquant la plate-forme de traction.

À titre d'exemple, supposons que vous êtes en mesure d'installer confortablement six personnes sur votre gréement en même temps, et que vous souhaitez inclure un entraînement avec un mouvement de gymnastique où un athlète travaille à la fois, des orteils à la barre, des tractions , barre musculaire, etc. Dans ce scénario, vous ne pouviez courir que six athlètes à la fois, donc votre taille de chaleur maximale pour cet entraînement serait de six athlètes.

Avec une taille de chaleur maximale de 6 athlètes à l'esprit pour cet entraînement, vous pouvez vérifier que le nombre de manches que vous devrez exécuter peut s'adapter aux contraintes de temps disponibles pour un travail. Rappelez-vous que notre programme d'échantillonnage suppose qu'une heure est allouée à chaque division pour effectuer un entraînement, et qu'un maximum de 4 chaleurs pourrait fonctionner par heure si l'entraînement implique un plafond de 12 minutes.

Avec un calendrier qui permet un maximum de 4 manches par division et une plate-forme de traction pouvant accueillir un maximum de 6 personnes à la fois, nous pouvons multiplier les deux nombres pour déterminer qu'un maximum de 24 athlètes par division travailleraient dans le calendrier . En outre, cela signifierait que la capacité maximale de votre événement impliquerait 96 athlètes (ou équipes) au total, car le calendrier est construit autour de l'hypothèse de 4 divisions (Rx masculin, Rx féminin, Elite masculin, Elite féminin).

En ce qui concerne la programmation des manches, il est plus facile d'attribuer des manches statiques dans lesquelles vous gardez les athlètes dans la même manche tout au long de la compétition, car cela garantit que le temps de repos est toujours cohérent et élimine une quantité importante de communication avec les athlètes sur l'attribution de la chaleur pendant la pression de l'événement en direct. Avec les manches statiques, les athlètes savent qu'ils sont affectés à la même manche et connaissent leur horaire pour la journée à l'avance. Comme pour tous les aspects d'une compétition, cependant, les opérations plus complexes telles que les affectations dynamiques de chaleur sont en fin de compte du planificateur de la compétition. (Si vous souhaitez planifier des chaleurs dynamiques, notre logiciel peut aider à soulager une grande partie de ce fardeau.)

N'oubliez pas les bénévoles! Pour notre échantillon de compétition, nous aurions besoin d'au moins vingt-quatre juges (six par séance d'entraînement; quatre événements en cours simultanément), quatre chronométreurs / animateurs et au moins un coordinateur pour assurer la médiation entre les différents groupes. Cela fait un minimum de vingt-neuf bénévoles et suppose que vous n'avez besoin que d'un juge par individu ou équipe dans une manche. Vous devriez certainement prévoir d'avoir un peu d'amorti ici, car les horaires des bénévoles peuvent changer de dernière minute.

Vous pouvez également souhaiter avoir quelques bénévoles supplémentaires pour les premiers soins, l'enregistrement et / ou la notation. (Si vous utilisez notre inscription et notre notation entièrement intégrées, vous n'aurez besoin que d'un seul volontaire à temps partiel pour collecter les cartes de score et entrer les scores.) Nous ne pensons pas que vous puissiez jamais avoir trop de volontaires, en particulier pour votre premier concours!

Enfin, vous avez besoin d'espace pour toutes ces personnes! Pour exécuter plusieurs entraînements en même temps, vous avez besoin d'un espace distinct pour chacun - y compris l'espace des concurrents, l'espace des spectateurs et l'espace des juges. En fin de compte, la quantité d'espace dont vous aurez besoin dépendra des éléments de vos séances d'entraînement. Si vous n'avez pas l'espace pour organiser plusieurs entraînements simultanément, vous devrez soit ajuster l'horaire, soit l'espace / l'équipement pour les entraînements.

Enfin, n'oubliez pas de considérer l'espace non compétitif dont vous aurez besoin pour votre événement: espace de stationnement, espace vendeur et espace pour les spectateurs. Si vous aviez soixante-douze concurrents, vingt-neuf bénévoles, dix vendeurs et 100 spectateurs, conduisez tous séparément, vous auriez besoin d'un minimum de 211 places de stationnement dans le pire des cas!

Vous pouvez probablement gérer le taux de participation attendu pour le stationnement avec une communication claire qui encourage le covoiturage, mais cela vaut la peine de calculer les chiffres et de savoir quel pourrait être le pire cas afin qu'il n'y ait pas de mauvaises surprises pour quiconque impliqué dans votre événement.

Nous vous recommandons de créer une carte pour vos athlètes et spectateurs afin de pouvoir facilement localiser tout sur votre site de compétition. Une carte éliminera la confusion et fournira une certaine organisation à un espace très fréquenté et bondé, ce qui permet à votre événement de se dérouler sans heurts. Une bonne carte doit inclure les éléments suivants:

• Informations sur le stationnement (y compris le débordement et les espaces interdits à vos concurrents, comme les entreprises voisines)
• Toilettes et / ou toilettes portatives (désigner toutes les options réservées au personnel ou aux athlètes, le cas échéant)
• Tableau d'enregistrement
• Village des athlètes et / ou des vendeurs
• Zones d'échauffement / refroidissement désignées

Considérations de programmation

Avec un calendrier des événements esquissé, vos ressources disponibles détaillées, nous pouvons enfin nous tourner vers les détails de votre programmation. Parce que votre programmation dépend en fin de compte de l'aboutissement de toutes vos ressources (bénévoles, athlètes, équipement, espace et temps), la meilleure façon de programmer est de le faire en dernier afin qu'il puisse s'adapter à ces contraintes. Nous avons fourni la programmation ci-dessous pour les cinq exemples de concours, ainsi que les ressources nécessaires.

Exemple de programmation pour nos cinq compétitions (en supposant vingt-quatre personnes / équipes par division; quatre manches par division):

• DT pour le temps (intérieur ou extérieur) - Durée de 12 minutes (6 haltères masculins et féminins avec 12 plaques de 45 # et 10 # pour les séries masculines, 35 # pour les séries féminines; 6 tapis de décrochage pour l'extérieur)
• Cindy (Intérieur) - AMRAP. 12 minutes (plate-forme de traction)
• 1K rang pour le temps suivi du propulseur AMRAP (intérieur ou extérieur :) - Durée 10 minutes (6 haltères avec 12 chacun 25 # pour les hommes, 15 # pour les femmes; 6 rameurs)
• 21-15-9 Box Jumps, KB swings (Indoor or Outdoor) - 8 minutes time cap (6 boxes, 6 KBs each at 53 # and 35 #; 6 stall mats for outside)
• Compteurs AMRAP de 12 minutes sur le rameur (intérieur ou extérieur)

Total équipement requis:

• 6 boîtes
• 6 53 # Ko
• 6 35 # Ko
• 12 haltères (6 hommes, 6 femmes)
• Assiettes 12 × 45 #
• Assiettes 12 × 35 #
• Assiettes 12 × 25 #
• Assiettes 12 × 15 #
• Assiettes 12 × 10 #
• 6 rameurs
• 6-12 tapis de décrochage

Les finales peuvent réutiliser tout l'équipement nécessaire.

Lorsque vous réfléchissez à la programmation de vos concurrents, gardez à l'esprit que plus vos entraînements comportent de composants, plus il y a de place pour la variation et plus il y a de problèmes. Une bonne règle d'or pour la programmation des compétitions est de garder les entraînements simples mais difficiles. Prenons l'Open 2016 comme exemple:

Le CrossFit Games Open 16.4 ajouterait une complexité considérable à la planification de la plupart des sites, car les besoins en ressources sont importants. Pour chaque athlète, il vous faudrait:

• Une barre
• Jusqu'à 180 # de poids supplémentaire
• Un mur pour des boules de mur
• Un rameur
• Un mur pour les pompes à main

C'est beaucoup d'espace et beaucoup d'équipement pour une seule personne à l'entraînement. De plus, vous devez informer les juges et les athlètes des quatre mouvements; et pour les divisions Masters ou Scaled, vous modifierez probablement les pompes à appui renversé pour pousser la presse - ce qui nécessite une autre barre et un autre mouvement pour se briefer.

16,5 est beaucoup plus simple, mais tout aussi athlétique. Tout ce dont tu as besoin c'est:

• Une barre
• Jusqu'à 50 # de poids supplémentaire
• Espace minimal pour les burpees face au bar

Avec moins de complexité, vous avez souvent besoin de moins d'espace, de moins de ressources et vous gagnez du temps sur le briefing des normes d'entraînement. Au final, vos juges et athlètes seront heureux car il y a moins de place pour la confusion et l'erreur, et il sera probablement plus facile pour vos spectateurs de comprendre l'action.

Un dernier détail à considérer pour votre programmation est de savoir comment marquer les séances d'entraînement. Bien qu'il existe plusieurs façons de marquer potentiellement un entraînement donné, tout doit se résumer à un nombre qui est presque toujours un nombre de répétitions, une quantité de poids déplacée ou un temps. Pour un entraînement avec une préférence sur les répétitions ou le poids, un nombre plus élevé obtiendra de meilleurs résultats, et pour un entraînement avec une préférence sur le temps, un nombre plus faible obtiendra de meilleurs résultats. Le score peut être compliqué, mais Strongest.com fera les calculs complexes pour vous et éliminera le mal de tête du score.

enregistrement

Faire en sorte que les athlètes s'inscrivent à votre événement est, bien sûr, l'une des tâches clés que vous devez accomplir lors de la planification d'une compétition. Ce processus devrait être simple pour toutes les personnes impliquées. L'inscription doit recueillir des informations importantes auprès de vos participants, notamment les coordonnées, la taille des maillots et les noms des équipes (le cas échéant). C'est également le moment de faire signer une décharge de responsabilité à vos athlètes, une décharge de photographie et tout autre document lié à la participation. (Par exemple, nous suggérons que les athlètes examinent et acceptent également les politiques de compétition importantes lors de l'inscription.)

La façon la plus courante d'aborder l'inscription est le principe du premier arrivé, premier servi. Avec le système Strongest.com, vous pouvez définir un nombre maximum d'inscriptions par division et attendre qu'elles se remplissent. Vous pouvez également modifier vos nombres maximums au besoin pendant le processus d'inscription. Par exemple, vous avez un nombre plus important que prévu d'athlètes féminines qui s'inscrivent, vous décidez donc d'ajouter plus de places pour répondre à la demande.

Une autre méthode consiste à avoir une fenêtre de pré-inscription pour des athlètes particuliers. Par exemple, vous voulez donner aux membres de votre propre boîte la première chance de vous inscrire avant tout le monde. Encore une fois, le Strongest.com vous a couvert ici. (Vous avez également la possibilité de fournir des codes de réduction que les athlètes peuvent utiliser pour s'inscrire pour économiser un montant prédéterminé sur le prix d'inscription indiqué à tout moment.) Si vous souhaitez encourager les inscriptions précoces, vous pouvez également avoir plusieurs étapes pour votre inscription processus, vos frais d'inscription augmentant à mesure que vous vous rapprochez de la date de votre concours.

En ce qui concerne la date limite d'inscription, nous vous recommandons de vérifier auprès de la société auprès de laquelle vous commanderez vos t-shirts de compétition pour savoir quand leur date limite est fixée pour la fabrication et l'expédition de vos t-shirts. Ce sera probablement au moins 2-3 semaines, pour être sûr. Bien sûr, vous pouvez toujours autoriser les inscriptions au-delà de cette date, avec l'avertissement clair que vous ne pouvez pas garantir une chemise pour les inscriptions tardives. Dans tous les cas, vous voudrez probablement commander des chemises supplémentaires pour des échanges de taille de dernière minute ou même vendre à la compétition. (Une caractéristique du système Strongest.com est la possibilité pour vos athlètes de pré-acheter des marchandises lors de l'inscription, ce qui peut vous apporter des revenus supplémentaires.)

Juges et bénévoles

Une grande partie de votre compétition dépend du temps et des efforts de vos juges, qui sont généralement des bénévoles de la communauté CrossFit. La qualité du jugement peut faire ou défaire une compétition, donc beaucoup d'efforts devraient être consacrés au recrutement et à la préparation de vos juges. Vous devriez commencer à recruter des juges le plus tôt possible afin d'avoir suffisamment de personnes disponibles pour vous aider. Le système d'inscription Strongest.com permet aux juges et aux bénévoles de s'inscrire en utilisant la même plate-forme que les athlètes, ce qui vous aide à collecter les informations de contact et les tailles de maillot en une seule étape facile.

Nous vous recommandons d'encourager ou d'obliger vos juges à suivre le cours CrossFit Online Judges, qui établit une norme de qualité de base pour votre personnel de jugement. Une autre chose qui peut aider à maintenir la qualité pendant votre compétition est de désigner un juge en chef qui supervisera le reste de votre groupe de juges. Cette personne aura le dernier mot sur tout différend de jugement ou de notation. C'est une position importante et vous devez faire confiance à quelqu'un à la peau épaisse et au tempérament frais.

Idéalement, vos juges se familiariseront avec votre juge en chef lors d'une réunion officielle des juges qui se tiendra avant le concours lui-même. Cette réunion est l'occasion de passer en revue les séances d'entraînement, les normes de mouvement, les règles et les politiques de notation, et donne également à vos juges l'occasion de poser des questions. Plus vos juges connaissent ces informations, plus votre compétition se déroulera en douceur.

En ce qui concerne les bénévoles, vous aurez besoin de beaucoup d'aide pour installer le site, déplacer l'équipement, enregistrer les athlètes, organiser les formalités administratives et entrer les scores, pour ne nommer que quelques choses. Plus vous devrez aider de personnes, plus il sera facile de vous assurer que tout est accompli avec un minimum de stress. Au minimum, vous aurez besoin de quelqu'un pour gérer l'équipement et l'installation et quelqu'un pour s'occuper des feuilles de pointage. C'est aussi une bonne idée d'avoir au moins une personne à portée de main qui peut faire face à tout ce qui survient, ce qui arrive toujours!

Il est considéré comme une bonne pratique de fournir à vos juges et bénévoles un t-shirt de compétition et tout autre butin que vous donnez aux athlètes qui concourent. Organiser un déjeuner ou des collations pour votre personnel est également un bon moyen de montrer que vous appréciez leur temps et leurs efforts lors de vos compétitions. Comme toujours, assurez-vous de reconnaître et de remercier vos juges et bénévoles en personne et en ligne. Vous ne pourriez pas organiser votre compétition sans eux!

Scores et classements

C'est à cela que sert la compétition: voir où tout le monde est classé à la fin de la journée. Il y a un processus en deux parties pour y arriver. La première consiste à fournir à vos juges un moyen simple d'enregistrer les scores; la seconde consiste à saisir et à organiser ces partitions. Heureusement, Strongest.com propose un système facile à utiliser qui peut prendre ces scores et classer automatiquement les athlètes dans un classement en ligne en temps réel.

Pour enregistrer les scores, vous aurez besoin de feuilles de score pour vos juges. Les feuilles de pointage doivent comporter les éléments suivants:

• Nom de l'athlète ou de l'équipe, nom de l'affilié
• Numéro et heure de la manche, numéro de voie
• Nom des juges
• Description de l'entraînement / événement
• Règles et normes importantes
• Méthode de suivi des progrès
• Score final avec signature de l'athlète

Plus vous pouvez pré-remplir d'informations dans vos feuilles de notation, mieux c'est. Dans la course à la concurrence, l'écriture manuscrite peut devenir impossible à lire. Nous vous recommandons de concevoir vos feuilles de pointage pour permettre à votre juge de simplement barrer les chiffres au fur et à mesure que l'entraînement progresse, ce qui permet de porter une plus grande attention à l'athlète (s) plutôt qu'au presse-papiers. Vous pouvez utiliser les feuilles de pointage CrossFit Open comme source d'inspiration pour concevoir vos feuilles de pointage.

Il est absolument impératif que vous gardiez ces feuilles de score organisées afin que vous puissiez facilement vous y référer en cas de litige. Nous vous recommandons également de publier une «politique de contestation» officielle à laquelle vous pouvez référer les athlètes qui décrit les étapes à suivre pour résoudre un problème de notation. Bien que le système Strongest.com facilite la saisie des scores, il arrive parfois que des erreurs se produisent et que vous souhaitiez avoir un moyen efficace de les corriger lorsqu'elles surviennent.

Dans cette optique, c'est une bonne pratique de rendre vos descriptions et règles d'entraînement disponibles à l'avance pour que vos juges et athlètes puissent les apprendre. Ce qui est mieux, c'est de préparer des vidéos de normes détaillées et claires montrant comment les entraînements se dérouleront et ce qui est spécifiquement attendu des athlètes pendant les mouvements. Plus vous pouvez fournir d'informations, mieux c'est.

Une fois vos résultats obtenus, vous souhaiterez les mettre à disposition de vos athlètes dans les plus brefs délais. Avec le classement en direct Strongest.com, vous pourrez entrer les scores de la compétition et avoir des scores en ligne presque immédiatement. Cela ne devient vraiment pas plus facile.

Marketing et publicité

Vous pourriez avoir la plus grande compétition, la mieux organisée avec les prix les plus cool et la cause la plus honorable - mais si personne ne le sait ou ne sait comment participer, votre événement est destiné à échouer.

Venez avec un plan pour dire aux masses! Cela nous ramène à la fin de votre événement. Vous ne voulez pas vous donner la peine d'organiser un événement s'il ne se vend pas ou au moins se rapproche. La commercialisation d'un événement local mettant davantage l'accent sur les nouveaux concurrents sera différente de la tenue d'un grand événement régional à but lucratif. Dans les deux cas, en utilisant les médias sociaux, les membres de votre box, les sponsors, les vendeurs et la communauté locale sont de bons points de départ.

Si vous utilisez un système d'inscription en ligne comme celui que nous proposons, assurez-vous d'inclure le lien dans vos communications. Assurez-vous également de communiquer des détails tels que les temps de chauffe, les événements et les emplacements des classements bien avant votre compétition. Cela prêtera aux athlètes heureux qui sont plus susceptibles de participer à une autre compétition sous votre égide. La tenue d'un concours sera bénéfique pour générer des profits immédiats (que ce soit pour votre boîte ou pour une noble cause), la camaraderie dans la communauté CrossFit et la réputation de votre boîte. Assurez-vous que votre réputation est excellente en organisant un événement réussi et bien pensé!

Gardez à l'esprit que la communication ne devrait pas se terminer après la compétition. Assurez-vous de mettre à jour vos pages de médias sociaux tout au long de la journée de compétition et après la compétition avec des photos, des classements, la progression des objectifs de collecte de fonds et tout ce à quoi vous pouvez penser. Après la compétition, vous pourriez envisager d'envoyer un e-mail de remerciement aux concurrents avec la possibilité de fournir des commentaires sur la façon dont vous pourriez vous améliorer pour les événements ultérieurs. (Si vous utilisez un produit d'enregistrement et de notation comme notre solution, vous aurez déjà un moyen simple de gérer ces types de communications.)

Sponsors & Vendeurs

C'est la cerise sur le gâteau, d'un point de vue logistique, mais l'un des plus gros tirages pour un athlète lors de son inscription à une compétition. Les sponsors peuvent vous aider avec un certain nombre d'aspects différents de votre événement, de la remise de prix et de swag à la remise de matériel et même des contributions monétaires. Le montant du parrainage qu'un événement peut recevoir est généralement dû à la réputation établie de la compétition, qui dépend principalement de sa durée et de sa taille.

Pour la plupart des compétitions locales, vos parrainages principaux seront en nature, ce qui signifie des dons en échange de publicité. En règle générale, soyez reconnaissant pour tout ce que vous recevez et assurez-vous de reconnaître amplement tous ceux qui ont contribué à soutenir votre événement. Mieux vous traiterez vos sponsors, mieux ils traiteront vos concurrents à l'avenir!

Voici quelques façons de vous assurer de donner du crédit à vos sponsors de compétition:

• Sponsorisez la page de remerciement sur votre site Web de compétition avec des logos et des liens
• Articles sur les réseaux sociaux mettant en vedette vos sponsors
• Logos sur vos horaires d'événement, flyers, bannières et t-shirts
• Nommer des séances d'entraînement pour des sponsors particuliers
• Prix spéciaux décernés au nom d'un sponsor

Les vendeurs sur place peuvent ajouter un nouveau niveau à l'expérience de vos athlètes et spectateurs lors de votre événement. Tout d'abord, les vendeurs d'aliments sont essentiels pour garder votre public heureux. Avec l'essor des food trucks, vous devriez avoir l'embarras du choix. Cela vous donne également l'avantage supplémentaire de faire la publicité de vos vendeurs de nourriture pour vous! Si vous fournissez à vos fournisseurs des dépliants et d'autres informations sur vos concurrents, ils pourront faire savoir à leurs propres clients qu'ils seront présents à votre événement.

Vous pouvez également avoir d'autres types de détaillants sur place lors de vos compétitions. Communiquez rapidement avec les fournisseurs potentiels afin qu'ils aient le temps de planifier et de budgéter le soutien de vos concurrents. Il y a tellement d'entreprises qui s'adressent à la communauté CrossFit et beaucoup d'entre elles sont impatientes de se retrouver face à face avec des clients potentiels. Vous pouvez leur offrir cette chance tout en apportant de la valeur à vos athlètes et spectateurs. C'est un gagnant-gagnant!

Une dernière suggestion est de planifier des activités adaptées aux enfants fournies par les entreprises locales (pensez à tout service destiné aux enfants). Il y a tellement d'occasions ici de créer des partenariats avec votre communauté, ce qui peut également profiter à votre affilié en faisant connaître votre nom à différentes données démographiques en dehors de l'industrie du fitness.

Liste de contrôle de la planification des événements

Vous trouverez ci-dessous une liste minimale de choses dont vous aurez besoin pour votre compétition et auxquelles vous n'avez peut-être pas déjà pensé.

⬜ Commanditaires de l'événement

⬜ Vendeurs d'événements (vêtements, nourriture / boisson, chiropratique / massage, liés à la cause)

⬜ Prix (participation et podium)

⬜ Vidéographie / photographie

⬜ Toilettes portables

⬜ Assurance

⬜ Vendeurs de nourriture et de boissons

⬜ Imprévus météorologiques

⬜ Assurances et éventualités légales telles que les renonciations des athlètes et des bénévoles

⬜ Solutions de détritus et de nettoyage

⬜ Presse-papiers, stylos et chronomètres

⬜ Inscription et notation entièrement intégrées (assurez-vous de considérer vos amis ici sur Strongest.com!)

Pensées de clôture

Organiser un concours peut être difficile mais très gratifiant. Nous espérons que ce manuel vous a été utile pour planifier un concours extrêmement réussi. Nous apprécions vos commentaires sur les moyens d'améliorer ce guide et espérons avoir la possibilité d'aider votre prochain concours à un succès retentissant!